Állandó stressz a munkahelyen, megannyi teendő, határidők, feladatok, megfelelni akarás, … Mindezek közül mi lehet a téged ért stressz legfőbb kiváltó oka? Gondolkodtál már ezen?
Az Egészségügyi Világszervezet szerint a leggyakoribb stresszforrások közé tartozik a monoton, ingerszegény vagy értelmetlen tevékenység, a túlzott vagy túl kevés feladat, az időnyomás, a hosszú munkaidő, a nem megfelelő munkakörnyezet, a vezetés minősége és a munkahelyi elégedettség hiánya.
Mi most arra kerestünk megoldást, hogy mit tehetünk abban az esetben, ha úgy érezzük túl sok a feladat, túl nagy a nyomás…
Képesek vagyunk megbirkózni a nagy munkamegterheléssel, ha tudjuk, mik a prioritások, és áttekintést kapunk arról, mi az, amit pontosan el kell végeznünk.
A modern irodai élet igazi problémája az, hogy a túl sok teendőt nem tudjuk nyomon követni.
Fedezd fel a munka hatékony kezelésének egyszerű módjait! Ezek az egyszerű technikák időről időre bebizonyították, hogy működnek. A titok lényege: irányítást szerzünk az időnk felett.
1. Írd le!
Nem akarsz mindent fejben tartani, ugye? Esélytelen! Ne is próbálkozz! A stressz gyakran nem abból adódik, hogy sok dolgunk van, hanem abból, hogy nem tudjuk pontosan, mi az, amit még el kell végeznünk. Hát jegyezd le!
2. Írj le MINDENT!
Ahhoz, hogy megbízható „to-do” (tennivalók) listád legyen, látnod kel, hogy valóban minden szerepel rajta, amit meg kell csinálnod. A legtöbb feladatlistát folyamatosan bővítjük (biztosan lesznek váratlanul elvégzendő feladatok), törekedj arra, hogy minél teljesebb legyen.
3. Kezeld a zavaró tényezőket!
A megszakítások elkerülhetetlenek munkánk elvégzése során, szóval ne hagyd, hogy stresszeljenek, megzavarják a ritmusod! Az összes zavaró tényező – ami munka közben kizökkenthet – 95%-ban vagy nagyon gyorsan elintézhető, vagy olyan dolog, amit elhalaszthatsz arra az időpontra, amikor tudsz vele foglalkozni. Jegyezd fel a „to-do” listádra! Így nem vonja el folyamatosan a figyelmedet az a bizonyos plusz, amivel nem számoltál eddig, közben pedig a feladataidat is sikeresen tudod határidőre elvégezni.
4. Ne hagyd, hogy az e-mail fiókod legyen a to-do listád!
Az e-mailek olvasása néha valóban szórakoztató. Sajnos könnyen összekeverhetjük az e-mail fiókunkat a teendő listánkkal. Próbáld ki, hogy csak két óránként (de legjobb lenne napi max 2x) nézed át az e-maileket (ha nincs elég önfegyelmed, beállíthatod az e-mail kliensedet, hogy ezt automatikusan megtegye). El sem tudod hinni, mennyi időd szabadul fel ezzel.
5. Nem kell mindent megcsinálnod!
Ha egy dolgot kellene kiemelni, ami miatt az emberek nem járnak sikerrel a tennivaló-lista hatékony kezelésében, az az, hogy nem tudják priorizálni feladataikat. Az élet folyamatosan változik, és ezzel együtt a teendőink is. A to-do listádnak is alkalmazkodnia kell ehhez. Ha nem érzed kényelmesnek, hogy törölj egy-egy feladatot, akkor hozz létre egy ún. “tároló” listát, és tartsd ott azokat a dolgokat, amik most nem élveznek elsőbbséget, de jó volna valamikor megcsinálni. Így nem veszítesz el semmit, de a fő feladataidra tudsz fókuszálni.
6. A "Nibbles" (falatozás) módszere
Nézzük szembe a ténnyel: vannak feladatok, amik nagyok, homályosak és igencsak unalmasak. Ezeket folyamatosan halogatjuk, ezért soha nem tűnnek el a listánkról. Végül a lista tele lesz ilyen típusú feladatokkal, és már nem is akarunk ránézni. A trükk a “Nibbles” (falatozás) módszere. Bontsuk le a feladatot kisebb részekre. Az első lépésnek kevesebb, mint 5 percet kell elvennie a munkaidődből. Csináld meg! Hát nem nagyszerű? Már bele is kezdtél egy olyan feladatba, ami nemrég még túl nagy falatnak bizonyult.
7. Ez nem az én napom!
Figyelj oda a saját ritmusodra! Néha termelékenyek vagyunk, néha pedig nem.
Például vegyünk egy szörföst, aki figyeli a hullámokat, és akkor indul neki a hullámnak, amikor a legjobban tudja kihasználni azt. Próbálj meg olyan feladatkezelési rendszert találni, ami figyelembe veszi a saját “hullámaidat”. Valószínűleg meg fogsz lepődni, mennyi mindent nem tudsz még magadról.
8. Játssz!
Miért is kell minden tervezőnek és feladatkezelő alkalmazásnak olyan profi, de végtelenül unalmas kinézetűnek lennie? Tedd a munkát játékká, vagy legalábbis színesebbé! Tűzz ki kis célokat és jutalmazd meg magad, amikor elérted őket. Így a motiváció könnyedén fenntartható.
